Bước 1: Đổi độ đo từ
Inchs sang Centimeters (Bước này có thể có hoặc không)
Với Word 2003: vào
Tools/Options/Genaral/chọn Centimeters
Với
Word 2007: Kích vào biểu tượng Office
ở góc trên bên trái màn hình/chọn Word Options/Advanced tìm đến mục Display/chọn
Centimeters.
Bước
2: Đặt
lề cho trang giấy:
-
Với Word 2003 chọn File/Page Setup
-
Với Word 2007 chọn Page Layout/Page Setup
+ Vào thẻ Paper/chọn A4
+ Vào thẻ Margin
- Portrait: hướng giấy thẳng đứng
- Đặt lề: Top: 2,
Bottom: 2, Left: 3, Right: 1.5
- hoặc
chọn Landscape: hướng giấy quay ngang
Bước
3: Định
dạng Font
- Với Word 2003 vào
Format à Font
- Với Word 2007 vào
Home à Pont
+ Tại mục Font
. Nếu dùng
Unicode chọn các Font: Time New Roman, Arial, .. và bật Caps Lock để gõ
chữ hoa;
. Nếu dùng
TCVN3 (ABC) chọn các Font: .VnTime, .VnArial, ..., .VNTIMEH - chữ Hoa. (lưu ý
không được bật Caps Lock để gõ chữ hoa).
+
Tại mục Font style chọn kiểu chữ (Regular – bình thường, Italic – chữ in
nghiêng, Bold – chữ đậm
+
Tại mục Size chọn cỡ chữ (12, 13, 14…)
+
Tại mục Font color: chọn màu chữ, ...
Bước
4: Tiến
hành soạn thảo văn bản
Bước
5:
Định dạng tổng thể văn bản
Chọn toàn bộ văn bản
(Ctrl + A)
- Với Word 2003 chọn
Format/Paragraph
- Với Word 2007 chọn
Home/Paragraph
+ Tại
trường General
. Alingment/Jutified (căn đều
hai bên)
+ Tại
trường Indentation
. Left: 0, Right: 0, Special: none
+ Tại
trường mục Spacing
. Before: 0 - chọn khoảng cách đến đoạn trước
. Aafter: 0 - chọn khoảng cách đến đoạn sau
. Line Spacing/chọn
Multiple/trong mục At chọn
1.3 - Khoảng cách giữa các dòng/Ok
Bước
6: Định
dạng chi tiết văn bản
-
Chọn đoạn văn bản cần định dạng thực hiện giống bước 5
- Tiến hành định dạng Font chữ kích thước chữ, kiểu
chữ, khoảng cách đến đoạn trước, đoạn sau theo đúng thể thức, kỹ thuật trình
bày văn bản trong Thông tư 01 của Bộ nội vụ.