Bước 1: Đổi độ đo từ Inchs sang Centimeters (Bước này có thể có hoặc không)

Với Word 2003:  vào Tools/Options/Genaral/chọn Centimeters

Với Word 2007: Kích vào biểu tượng Office  ở góc trên bên trái màn hình/chọn Word Options/Advanced tìm đến mục Display/chọn Centimeters.

Bước 2: Đặt lề cho trang giấy:

- Với Word 2003 chọn File/Page Setup 

- Với Word 2007 chọn Page Layout/Page Setup

+ Vào thẻ Paper/chọn A4

+ Vào thẻ Margin

                    - Portrait: hướng giấy thẳng đứng

                    - Đặt lề: Top: 2, Bottom: 2, Left: 3, Right: 1.5

                    - hoặc chọn Landscape: hướng giấy quay ngang

Bước 3: Định dạng Font

- Với Word 2003 vào Format à Font

- Với Word 2007 vào Home à Pont

+ Tại mục Font 

    . Nếu dùng Unicode chọn các Font: Time New Roman, Arial, .. và bật Caps Lock để gõ chữ hoa;

    . Nếu dùng TCVN3 (ABC) chọn các Font: .VnTime, .VnArial, ..., .VNTIMEH - chữ Hoa. (lưu ý không được bật Caps Lock để gõ chữ hoa).

+ Tại mục Font style chọn kiểu chữ (Regular – bình thường, Italic – chữ in nghiêng, Bold – chữ đậm

+ Tại mục Size chọn cỡ chữ (12, 13, 14…)

+ Tại mục Font color: chọn màu chữ, ...

Bước 4: Tiến hành soạn thảo văn bản

Bước 5:  Định dạng tổng thể văn bản

Chọn toàn bộ văn bản (Ctrl + A)

- Với Word 2003 chọn Format/Paragraph

- Với Word 2007 chọn Home/Paragraph

    + Tại trường General          

        . Alingment/Jutified (căn đều hai bên)

    + Tại trường Indentation

        . Left: 0, Right: 0, Special: none        

    + Tại trường mục Spacing 

        . Before: 0 - chọn khoảng cách đến đoạn trước  

        . Aafter: 0 - chọn khoảng cách đến đoạn sau

      . Line Spacing/chọn Multiple/trong mục At chọn 1.3 - Khoảng cách giữa các dòng/Ok

Bước 6: Định dạng chi tiết văn bản

- Chọn đoạn văn bản cần định dạng thực hiện giống bước 5

- Tiến hành định dạng Font chữ kích thước chữ, kiểu chữ, khoảng cách đến đoạn trước, đoạn sau theo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trong Thông tư 01 của Bộ nội vụ.